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          餐飲采購方式之議價采購

          作者:gao342046836 | 分類:創業資訊 | 超過 1133 人圍觀 | 已有 0 人留下了看法

            (1)議價采購的含義

            議價采購是針對某項采購物品,品牌物料,以公開方式與廠商個別進行洽購并議定價格的一種采購方法。由于價格的擬定是雙方磋商后訂定,故此項采購方式又稱為雙方議價法。

            (2)議價采購的優缺點

           ?、賰烖c

            a、議價采購 適于緊急采購,它可及時取得迫切需要的物品。

            b、議價采購較其他采購方式更易獲取適宜的價格。

            c、對于特殊性與規格的采購品,議價采購 適宜,且能確保采購質量。

            d、可選擇理想供應商,提高服務質量與交貨安全。

            e、有利于政策性或互惠條件的運用。

           ?、谌秉c

            a、議價采購是以不公開方式進行磋商議價,容易給采購人員造成舞弊機會。

            b、秘密議價違反企業公平、自由競爭的原則,易造成價格壟斷。

            c、自家議價易造成廠商哄抬價格的弊端。

            (3)議價預估的方法

           ?、俨少彶惋嬇腼冊O備,若廠商有產品目錄或價目表,則可參考,并可參照市場行情預估。

           ?、趯嶋H從事市場商情調查,可通過同業所提供的采購資料,其實際調查比較三家以上廠商的價目表,以其平均值作為預估價格。

           ?、鄄少徥称吩?,可參考以往進價及市場預估。

           ?、軐τ诖笞谑吖?,除參照以往進價外,并可電詢批發市場作為依據。

           ?、萑羲少徫镔Y無以往相同規格資料可參考時,則可以性質相似的采購物資價格資料供參考,或以政府或同業所訂價格來預估。

            (4)議價采購的步驟

           ?、賹彶閳髢r單

            審查廠商寄來的報價單,通常必須注意下列幾點:

            a、品名、規格、質量是否符合需求?b、報價是否確定?有無附帶不確實價格條款?

            c、付款條件、報價有效期是否合理?d、交貨期與交貨方式是否合乎要求?

            e、是否附有特別條款,如索賠、違約罰款、不可抗力等等因素,其內容是否合理?

           ?、谟喥谧h價及簽約

            買方接到賣方寄來報價單后,經過審查后若認為合理,即可由買方擇期議價,對于大宗特殊設備有時需要歷經多次洽商,分析每項條款后,才可以決定,再由買賣雙方正式簽署合約。

            (5)議價采購應注意的事項

           ?、僮h價采購必須指定廠牌或確定質量、規格,此為 要件。

           ?、谧h價采購必須要求供應商提供原廠報價單或價目表正本,以防止中間商不實的報價,若是復印件仍應要求對方提出原本核對或電詢,以防中間商涂改舞弊。

           ?、塾行┐砩虨闋幦∩?,對買方所提條件,如規格、品質、交貨期、價格等,往往未經原廠同意即一口承諾。

            因此,議價時須詳審代理商與原廠商的代理契約關系,若是涉及到規格、品質、交貨期、價格等條款的修訂與變更,必須要求代理商提出原廠的承諾文件才作決定。

            買賣雙方當面估價的采購方式,其方法是自數家供應商取得估價單,然后雙方面洽其中的內容,一直到雙方認為滿意時才簽訂買賣合約。此種方式因有質量、服務及交貨期等問題,所以買方不一定向價格 便宜的供應商采購,但一般都已經事先做好品質調查,認為沒有問題的供應商才向其索取估價單,所以如果交貨期及服務等沒有問題時,大部分都向價格較便宜的供應商訂購。

            (1)現估價采購的優點

           ?、僖驗槭占鞴痰墓纼r單在一起比價的關系,所以是僅次于投標方式可獲得單價便宜的方式。尤其在不景氣時,想要取勝同業間的競爭,此方式在價格上就會很便宜。

           ?、诳梢允÷怨痰墓纼r手續及為了估價所需種種資料的準備,手續上比其他方式簡單,因為各種費用可以減少。

            (2)現估價采購的缺點及其對策

           ?、俳洜I狀況良好時供應商有許多的訂單,所以其單價常有偏高的傾向,因此需適當地選擇信息來源以便選擇較多的同業或公司而尋求便宜的供應來源。

           ?、诠纼r之前,同業供應商常事先商議而協定價格,而將估價提高。要防止這種情況的發生,則要分析估價所需的必要資料要齊全,同時采購人員需有正確的價格知識,如果判斷估價有異常情形,則應考慮再從其他公司索取估價單。

           ?、塾捎诖朔绞郊热挥袕椥?,那么采購人員的投機取巧也就比較容易。

            因此,一般都要求采購人員有很強的道德觀念,同時規定正當的交際范圍,并作有彈性的運用。

            餐飲業的成本結構,可分為直接成本和間接成本兩大類。所謂直接成本,是指餐飲成品中具體的材料費,包括食物成本和飲料成本,也是餐飲業務中 主要的支出。所謂間接成本,是指操作過程中所引發的其他費用,如人事費用和一些固定的開銷(又稱為經常費)。人事費用包括了員工的薪資、獎金、食宿、培訓和福利等;經常費則是所謂的租金、水電費、設備裝璜的折舊、利息、稅金、保險和其他雜費。

            由此可知,餐飲成本控制的范圍,也包括了直接成本與間接成本的控制;凡是菜單的設計、原料的采購、制作的過程和服務的方法,每一階段都與直接成本息息相關,自然應嚴加督導。而人事的管理與其他物品的使用與維護,應全面納入控制的系統,以期達到預定的控制目標。

            (1)直接成本的控制

            有效的餐飲成本控制,并非一味的縮減開支或采購低成本的原料,企圖節省支出費用,而是指以科學的方法來分析支出費用的合理性,在所有動作展開之前,規劃以年或月為單位的開銷預算,然后監督整個過程的花費是否合乎既定的預算, 后以評估和檢討的方式來修正預算,改善控制系統。

           ?、僦苯映杀究刂频牟襟E

            a、成本標準的建立

            所謂建立成本的標準,就是決定各項支出的比例。若以食物成本為例,食物成本也指食物的原料或半成品購入時的價格,但不包括處理時的人工和其他費用。食物成本比例取決于三個因素:采購時的價格;每一道菜的分量;菜單售價。

            b、記錄實際的操作成本

            餐飲業在操作上常會碰到一些意料之外的障礙,有時是人為,導致浪費,有時是天災影響原料成本,這些因素都會直接反映到操作成本上。所以真實地記錄操作過程的花費,并對照著預估的支出標準,可以立即發現管理的缺失,及時改善控制系統。影響操作成本的十大因素可歸納如下:

            運送錯誤;儲藏不當;制作消耗;烹調縮水;食物分量控制不均;服務不當;有意或無心的現金短收;未能充分利用剩余食物;員工偷竊;供應員工餐飲之用。

            c、對照與評估

            一般而言,實際成本經常會高于或低于標準成本,但是管理階層該于何時采取行動來調查或修正營運狀況,則全視兩者差距的大小。當管理者在設定差距的標準時,應先評估時間的多少與先后順序,以免本末倒置,而達不到控制的真正目的。

           ?、谥苯映杀究刂频姆椒?/p>

            餐飲產品由采購原料至銷售為止,每一過程都與成本有關系,其細節則為:

            a、菜單的設計

            每道菜制作所需的人力、時間、原料、數量及其供應情形,會反映在標準單價上,所以設計菜單時要注意上述因素,慎選菜色的種類和數量。

            標準單價是指按照食譜中制作一道一人份的菜所需要的食物成本。計算方法是將食譜中所有成分的價格總和除以全部的分量。

            b、原料的采購

            采購過量,可能會造成儲存的困難,使食物耗損的機會增加(尤其是生鮮產品),但數量太少,又可能造成供不應求、缺貨,而且單價也隨之提高。所以準確地預測銷售、定時盤點,且機動性改變部分菜單,以保存使用的安全量,都是采購與庫存管理人員需注意的要點。

            c、餐飲的制作

            制作人員一時疏忽,或溫度、時間控制不當,或份量計算錯誤,或處理方式失當,往往會造成食物的浪費,而增加成本。因此,除了鼓勵使用標準食譜和標準分量外,也可以用切割試驗來嚴密地控制食物的充分利用。

            d、服務的方法

            沒有標準器具提供使用,對于剩余的食物沒有適當加以處理,對于食物賣出量與廚房出貨量沒有詳細記錄,及延遲送食物給客人,都會造成食物的浪費和損害,影響成本,所以預先規劃妥善的服務流程,將有助于控制成本。

            (2)間接成本的控制

           ?、傩劫Y成本的控制

            訓練不夠的員工,工作效率自然不高,生產率也難以提高;疲憊不堪的員工,服務的質量也會降低,而這些都會影響人事費用的支出。有效分配工作時間與工作量,并施以適當、適時的培訓,是控制人事成本更佳法寶。

            人事成本包括薪資、加班費、員工食宿費、保險金及其他福利,其中薪資成本的開銷更大,約占營業總收入的兩成至三成,主要依其經營風格的差異及服務品質的高低會略有浮動。

            a、控制的方法

            一般而言,管理者會先設定服務質量的標準,仔細考量員工的能力、態度及專業知識,然后訂定出一期望的生產率。如果實際的生產率無法達到預估的水準,那就是管理者要徹底分析采取行動的時候了。

            —決定標準生產率:標準生產率可由兩種方法來訂定,一是依據每小時服務客人的數量,另一個是依據每小時服務的食物份數(此適用于套餐服務方式)。這兩種方法都可以清楚算出服務人員的平均生產率,可作為排班的根據。

            —人員分配:根據標準的生產率,配合來客數量的不同來分配。分配時需注意每位員工的工作量及時數是否合適,以免影響工作質量。

            —由標準工時計算出標準工資:大概地預估出標準的薪資費用,然后與實際狀況比較、分析,作為管理者監控整個作業及控制成本的參考。

            b、降低薪資成本的方法

            餐飲業種類的不同,對員工水準的需求也不同,薪資成本的結構自然也不一致。如果管理者評估發現薪資成本過高,不符合營運效益時,除了要重新探討服務標準的定位外,也可采取下列步驟:

            —用機器代替人力。例如以自動洗碗機代替人工洗碗?!匦掳才挪蛷d內外場的設施和動線流程,以減少時間的浪費。

            —工作簡單化?!倪M分配的結構,使其更符合實際需要?!訌妶F隊合作精神培訓,以提高工作效率。

           ?、诮洺YM的控制

            員工若沒有節約能源的習慣,則會造成許多物品與能源的浪費,如水、電、紙巾、事務用品。不熟悉機器設備的使用方式,則會增加修理的次數,增加公司的負擔。養成員工良好的工作習慣,確實執行各部門物品的控制及嚴格的倉儲管理,便能聚水成河,減少經常費的支出。

            、在酒店餐飲成本控制上要消除兩個誤區,一是酒店餐飲成本越低越好。在酒店餐飲成本管理中,許多人往往存在一種誤解,認為控制成本,就是減少成本支出的絕對額和降低成本率,其實這是對酒店餐飲控制的片面理解。為保證酒店(特別是高星級酒店)餐飲產品質量和酒店服務質量,餐飲成本要有一個合理的水平,不能為控制成本而降低產品質量,損害消費者利益, 終使酒店失去信譽和市常二是認為酒店餐飲是高檔消費場所,高價格、高毛利體現了酒店的檔次,其實這也是一種誤解,酒店餐飲的高檔次,主要體現在她為客人提供的優質服務和各種菜肴的質量方面,而不是體現在價格方面。

            第二、酒店餐飲成本率應是一個變動的概念,即根據餐飲形勢的發展變化隨時調整成本率,而不應幾年甚至十幾年一貫制。據調查了解,目前酒店業餐飲收入下滑嚴重與各酒店幾年甚至十幾年成本保持一成不變有直接的關系。隨著非酒店餐飲業的蓬勃發展,競爭的激烈,餐飲業利潤正逐步進入社會平均利潤(或微利)時代,按高額利潤(或暴利)時代確定的酒店成本率很有必要做一番調整。比較可行的辦法是:通過適當調高成本率(或保持成本絕對額不變,降低銷售價格),使酒店餐飲成本率與非酒店餐飲成本率接近,通過發揮酒店餐飲自身的優勢和優質、特色服務,做大餐飲市場,積極參于到與非酒店餐飲業競爭的行列,通過擴大營業收入,相對降低變動成本支出總額來提高餐飲收益。

            第三、采取切實可行的措施,降低原材料成本支出,酒店餐飲成本構成主要是原材料的采購價格和相關的采購費用。目前各酒店采購餐飲原材料基本是由使用部門申請,采購部門負責采購,這種分工合作有其優點,但也存在一定的弊端,其突出表現是:使用部門往往強調材料質量而忽視對價格的控制,致使成本率上升,為改變這種局面,首先要明確餐飲行政主管和各餐廳廚師長是餐飲成本控制的責任人,要參與采購原材料品種、數量、質量和價格的確定工作;其次采購部門要盡可能多的提供不同檔次的可供選擇的品種,可嘗試大宗采購的招標、集團采購等辦法,從采購數量和穩定供貨等方面,盡量壓低采購價格; 后,成本控制經理要監督采購價格的執行情況,并對成本進行動態管理,這樣才能為控制成本,增加餐飲收益提供一個可能的空間。

            第四、作為餐飲產品的制造部門--廚房,要提高各種原材料的綜合利用率。在保證酒店餐飲產品質量的前提下,在菜式的設計方面要下功夫,要綜合利用原材料,減少輔料和邊角料的浪費,這樣才能控制成本支出的增長。

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